Περιγραφή κυκλικού διαγράμματος:

1.     Διαχείριση χρόνου: Όσον αφορά τη διαχείριση χρόνου, η ομάδα εστιάζει στη βέλτιστη χρήση του χρόνου, εργαζόμενη όσο το δυνατόν πιο αποδοτικά ώστε να μεγιστοποιήσει τα οφέλη για όλους κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου. Αυτό διασφαλίζεται με τη γενική προδιάρθρωση των συνεδριών και την παροχή μιας ημερήσιας διάταξης που δίνει μια επισκόπηση του τι να περιμένει κανείς. Το να υπάρχει ένα γενικά σταθερό χρονικό πλαίσιο βοηθά τα μέλη να εργάζονται μαζί με πειθαρχημένο και εστιασμένο τρόπο, επειδή όλοι γνωρίζουν τις διαδικασίες και δεν χάνεται χρόνος σε συζητήσεις λόγω αβεβαιοτήτων. 

2.     Χώρος & υλικά: Η προετοιμασία του χώρου και των υλικών λειτουργεί ως μια εξωτερική δομή που βοηθά την ΕΚΜ να εστιάσει στα θέματα που σχετίζονται με το περιεχόμενο. Αυτό επίσης δημιουργεί πρόσθετες συνθήκες σχετικές με τη συνάντηση, επιτρέποντας να αφιερωθεί ο χρόνος στην ίδια την ανταλλαγή. Η ποιότητα της ανταλλαγής και η ικανότητα όλων να συμμετέχουν στη συζήτηση επηρεάζονται από τη διαρρύθμιση του χώρου. Ο σχεδιασμός του χώρου καλλιεργεί επίσης μια αίσθηση ευεξίας όταν είναι φιλόξενος και προσκλητικός. Τα υλικά, με τη σειρά τους, αποσαφηνίζουν τη διαδικασία και τις εργασίες, ενθαρρύνουν τη συμμετοχή και καθιστούν δυνατή την αλληλεπίδραση με διάφορους τρόπους.

3.     Εξωτερική & εσωτερική επικοινωνία: Οι οργανωτικές συμφωνίες αφορούν επίσης ποιος εκτός της ομάδας ενημερώνεται για ποιες πτυχές των δραστηριοτήτων της ομάδας και πώς η ομάδα προτίθεται θεμελιωδώς να δομήσει την εσωτερική επικοινωνία εντός της ΕΚΜ. Αυτό αποσαφηνίζει ποιος θα πρέπει να επικοινωνεί σχετικά με την ομάδα, ποιες πληροφορίες μπορούν να κοινοποιούνται εξωτερικά και τι θα πρέπει να παραμένει εμπιστευτικό. Η διαχείριση της επικοινωνίας περιλαμβάνει επίσης την εκ των προτέρων απόφαση για το ποιος θα πρέπει να ενημερώνεται για τι και μέσω ποιων διαύλων, καθώς και τον από κοινού καθορισμό του πόσο η ΕΚΜ παρουσιάζεται για προωθητικούς σκοπούς.

4.     Μέθοδοι εργασίας: Οι δραστηριότητες που χρησιμοποιούνται ειδικά στην εργασία της ΕΚΜ μπορούν να ποικίλλουν ευρέως, αλλά πάντα πρώτα εδραιώνουν ένα συγκεκριμένο πλαίσιο για τη συνεργασία και την ανταλλαγή. Διάφορες μεθοδολογικές διατάξεις βοηθούν στο να γίνονται γρήγορες και ποικίλες συνομιλίες, να παραμένει κανείς ενήμερος για τους χρονικούς περιορισμούς, να εισάγονται θέματα αυθόρμητα χωρίς να χάνεται η εστίαση και να οργανώνεται οπτικά η συζήτηση. Οι μέθοδοι εργασίας καθιστούν δυνατές την ευελιξία και την ποικιλία, εφόσον επιλέγονται σκόπιμα ώστε να ταιριάζουν στον σκοπό. Υπάρχουν επίσης βασικές μέθοδοι εργασίας σε μια ΕΚΜ που εμφανίζονται σε κάθε συνεδρία. 

5.     Ποιότητα διαδικασίας: Οι οργανωτικές πτυχές μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην ενίσχυση της ποιότητας της διαδικασίας μιας ΕΚΜ. Κυρίως με τη μόνιμη ενσωμάτωση της «οπτικής από ψηλά», δηλαδή της συνεχιζόμενης μετα-επικοινωνίας. Αυτό επιτρέπει στα μέλη να παρακολουθούν τη δική τους ανάπτυξη και να διατηρούν μια επισκόπηση της διαδικασίας ανταλλαγής στο σύνολό της. Επιπλέον, τέτοια στοιχεία παρακολούθησης υποστηρίζουν στοιχεία όπως η θέση στόχων, η μετατροπή των στόχων σε προγραμματισμένα βήματα και τελικά η αξιολόγηση του αν έχουν επιτευχθεί τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Για αυτά τα βήματα παρακολούθησης, είναι κατάλληλες μέθοδοι που χρησιμοποιούνται σε τακτική βάση.

6.     Τεκμηρίωση: Καθώς οι ΕΚΜ είναι σχεδιασμένες για το μακροπρόθεσμο και τα μέλη συναντιούνται ξανά μετά από κάποιο διάστημα χωριστά, η τεκμηρίωση όσων έχουν αναπτυχθεί και συμφωνηθεί είναι ένα σημαντικό βοήθημα για τη μνήμη. Οργανωτικά στοιχεία όπως σαφείς πρακτικές τεκμηρίωσης, αρχειοθέτηση, δίαυλοι επικοινωνίας και γρήγορες μέθοδοι διαμοιρασμού είναι ουσιώδη για την απρόσκοπτη συνεργασία και για την πραγματική ανταλλαγή γνώσης που αποτυπώνεται γραπτώς ή οπτικά, παράλληλα με την προφορική γνώση. Βοηθούν επίσης τους συμμετέχοντες να επανέρχονται γρήγορα στο θέμα στην επόμενη συνάντηση. Επίσης, χάρη στη δυνατότητα χρήσης ψηφιακών εργαλείων, η τεκμηρίωση μπορεί να είναι ενδελεχής αλλά και χρονικά αποδοτική.

 ✏️ Ακούστε τον δεύτερο διάλογο και σκεφτείτε ποιες ιδέες μπορείτε να εφαρμόσετε.

Πτυχές της ποιότητας της διαδικασίας και της τεκμηρίωσης

 Σε αυτή την ενότητα, θα εξερευνήσετε πώς η ποιότητα της διαδικασίας μπορεί να ενισχυθεί μέσα από ένα μοντέλο τριών φάσεων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ΕΚΜ ή παρόμοιες ομαδικές δραστηριότητες. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να ελέγξετε την τεκμηρίωση στην πράξη.

Ποιότητες της διαδικασίας

Συνολικά, η ποιότητα της διαδικασίας σε μια ΕΚΜ σχετίζεται με τις εσωτερικές και εξωτερικές δομές, την επαγγελματική και προσωπική συνεργασία των μελών της, την ατομική επαγγελματική ανάπτυξη και τις προσπάθειες εφαρμογής της μάθησης στην πράξη. Παράλληλα με τους ατομικούς και θεματικούς στόχους της ΕΚΜ, είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη η οπτική ότι η ανάπτυξη και η εδραίωση της ΕΚΜ θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως μια διαδικασία που πρέπει τόσο να συνοδεύεται όσο και να αξιολογείται.

📌 Με βάση τους Bouchamma et al. (2020), παρέχουμε ένα παράδειγμα των τυπικών φάσεων της διαδικασίας μιας ΕΚΜ, με τα περιεχόμενα να περιγράφονται ως εξής. Η ακόλουθη απεικόνιση συνοψίζει τις βασικές πτυχές σε συνοπτική μορφή. Για να το κάνουμε αυτό, χρησιμοποιούμε πρώτα μια οπτικοποίηση των φάσεων της διαδικασίας.

Λύση- Περιγραφές Εικόνων: 

Εικόνα 1: Ένα σαφώς δομημένο πρακτικό για όλους τους συμμετέχοντες, που περιλαμβάνει επικεφαλίδες, θέματα ημερήσιας διάταξης, την ημερομηνία, ανατεθειμένες εργασίες και προγραμματισμένες επόμενες συναντήσεις.

Εικόνα 2: Ένα Σχέδιο Δράσης που είναι πλήρως συμπληρωμένο, χωρίς κενά πεδία. Μόνο προσεκτικά μελετημένες και τεκμηριωμένες καταχωρίσεις μπορούν να ανασκοπηθούν, κάτι που με τη σειρά του στηρίζει την επιτυχία.

Εικόνα 3: Ένα flipchart με μια καλά δομημένη ημερήσια διάταξη, μεγάλα ευανάγνωστα γράμματα, διάφορα χρώματα για δόμηση και εφεδρικούς μαρκαδόρους.

Εικόνα 4: Ένας φάκελος ΕΚΜ, ανοιγμένος με διαχωριστικά: όλα τα έγγραφα είναι οργανωμένα σε καθορισμένες θέσεις, δίνοντας δομή και αποτρέποντας την απώλεια. Επιπλέον, ο φάκελος μπορεί να προσαρμοστεί με ένα έντονο χρώμα ή μοτίβο ώστε να βρίσκεται εύκολα.

Εικόνα 5: Ένας κοινόχρηστος ψηφιακός χώρος εργασίας (όπως ένας διαδικτυακός πίνακας Trello) είναι καλά δομημένος· εμφανίζονται τρέχοντα γεγονότα και πληροφορίες, και χρησιμοποιούνται διαφορετικά χρώματα (με ένα υπόμνημα που εξηγεί το σύστημα που ακολουθούν).

Εικόνα 6: Μια ακατάστατη ή δυσανάγνωστη σημείωση σε ένα κομμάτι χαρτί ή μια σελίδα γεμάτη μουτζούρες, που στερείται σαφούς δομής – χαοτική, υπερφορτωμένη ή ελλιπής (λείπει η ημερομηνία, το περιεχόμενο δεν έχει αντιστοιχιστεί σωστά)

Εικόνα 7: Ο προσωπικός χώρος εργασίας ή η προετοιμασία για τη συνεδρία είναι πολύ ελάχιστος και φτωχός. Αποτελείται από ένα μόνο φύλλο χαρτί, μερικώς συμπληρωμένο, με ένα μολύβι τοποθετημένο δίπλα του.

Εικόνα 8: Ημερολόγιο ΕΚΜ. Ένα μικρό σημειωματάριο ή ένα μπλοκ A5 χρησιμεύει ως πρακτικό εργαλείο τεκμηρίωσης στην καθημερινή πρακτική. Ιδέες, πληροφορίες και στιγμές συνειδητοποίησης μπορούν να καταγράφονται γρήγορα και να επανεξετάζονται εύκολα.

Εικόνα 9: Κάρτες συντονισμού που περιέχουν το τεκμηριωμένο περιεχόμενο της συνάντησης ΕΚΜ, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να παρακολουθούν οπτικά και να τραβούν φωτογραφίες για τα πρακτικά.