Beschreibung des Tortendiagramms:

1.     Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement geht es der Gruppe darum, Zeit optimal zu nutzen und so effizient wie möglich zu arbeiten, damit alle den größten Nutzen aus dem gemeinsamen Zeitfenster ziehen. Erreicht wird das durch eine grundsätzliche Vorstrukturierung der Sitzungen und durch eine Tagesordnung, die einen Überblick gibt, was zu erwarten ist. Ein verlässlicher Zeitrahmen hilft den Mitgliedern, diszipliniert und konzentriert zusammenzuarbeiten, weil alle die Abläufe kennen und keine Zeit durch Unklarheiten verloren geht. 

2.     Raum & Material: Raum und Material vorzubereiten ist eine äußere Struktur, die der PLG hilft, sich auf die inhaltlichen Themen zu konzentrieren. So werden zusätzliche Rahmenbedingungen geschaffen, die für das Treffen relevant sind, und die gemeinsame Zeit kann tatsächlich für den Austausch genutzt werden. Die Qualität des Austauschs und die Möglichkeit aller, sich an der Diskussion zu beteiligen, hängen mit der Raumgestaltung zusammen. Ein einladend gestalteter Raum trägt außerdem zum Wohlbefinden bei. Material wiederum macht Abläufe und Aufgaben sichtbar, lädt zur Beteiligung ein und ermöglicht Interaktion auf vielfältige Weise.

3.     Externe & interne Kommunikation: Organisatorische Absprachen betreffen auch, wer außerhalb der Gruppe über welche Aspekte der Aktivitäten der Gruppe informiert wird und wie die Gruppe die interne Kommunikation in der PLG grundsätzlich gestalten will. Damit wird klar, wer in Bezug auf die Gruppe ansprechbar ist, welche Informationen nach außen kommuniziert werden dürfen und was vertraulich bleibt. Zur Kommunikationsplanung gehört auch die Frage, wer wann über welche Kanäle informiert wird, sowie eine gemeinsame Verständigung darüber, in welchem Maß die PLG sich öffentlich präsentiert.

4.     Arbeitsweisen: Die Aktivitäten in einer PLG können sehr unterschiedlich sein, schaffen aber zunächst immer einen konkreten Rahmen für Zusammenarbeit und Austausch. Verschiedene methodische Settings unterstützen schnelle und vielfältige Gespräche, helfen, den Zeitrahmen im Blick zu behalten, Themen spontan einzubringen, ohne den Fokus zu verlieren, und die Diskussion visuell zu strukturieren. Arbeitsweisen ermöglichen Flexibilität und Vielfalt, sofern sie passend zum Zweck gewählt werden. Es gibt zudem Grund-Arbeitsweisen einer PLG, die in jeder Sitzung vorkommen. 

5.     Prozessqualität: Organisatorische Aspekte können auch dazu beitragen, die Prozessqualität einer PLG zu erhöhen. Vor allem dadurch, dass die „Vogelperspektive" – also kontinuierliche Metakommunikation – fest verankert wird. So können die Mitglieder die eigene Entwicklung verfolgen und den Austauschprozess insgesamt im Blick behalten. Solche Monitoring-Elemente unterstützen außerdem das Setzen von Zielen, das Übersetzen von Zielen in geplante Schritte und schließlich die Bewertung, ob die erwarteten Ergebnisse erreicht wurden. Für diese Schritte eignen sich Methoden, die regelmäßig eingesetzt werden.

6.     Dokumentation: Da PLGs langfristig angelegt sind und sich die Mitglieder nach längeren Pausen wiedertreffen, ist die Dokumentation des Erarbeiteten und Vereinbarten eine wichtige Erinnerungshilfe. Organisatorische Elemente wie klare Dokumentationsroutinen, Archivierung, Kommunikationskanäle und schnelle Möglichkeiten des Teilens sind wesentlich für eine reibungslose Zusammenarbeit und dafür, dass Wissen nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich oder visuell festgehalten und ausgetauscht werden kann. Sie helfen den Beteiligten zudem, beim nächsten Treffen schnell wieder ins Thema zu finden. Dank digitaler Werkzeuge kann Dokumentation gründlich und zugleich zeitsparend erfolgen.